Fuente: http://www.cursodireccionproyectos.com/
Autor: Carlos Conejo
Harto de dedicar horas a gestionar tu bandeja de correo, frustrado por los resultados de tu comunicación por e-mail, arrastrado por cientos de correos que te bombardean?. Te presentamos algunos sencillos consejos para gestionar el envío de e-mail que si consigues adoptar y promover en tu equipo, te ahorrará mucho tiempo.
Como ya sabemos la comunicación es una de las ocupaciones fundamentales de nuestro Project Manager. Solemos decir que el 90% del tiempo de un Project manager es dedicado a la comunicación.
Equipos multidisciplinares, internacionales, o incluso equipos que trabajan bajo un mismo techo, tienen en el correo electrónico una de sus principales herramientas de comunicación… Pero, sabemos manejar algo aparentemente tan sencillo? Probablemente si sabemos… pero estamos educados para manejar algo aparentemente tan sencillo? Tenemos las normas básicas interiorizadas?
Como ya sabemos, el e-mail es una herramienta de comunicación superpoderosa, con la que podemos comunicarnos y enviar documentos a cualquier parte del mundo en segundos….y que mal utilizada, genera el caos absoluto, que seamos sus esclavos y nos condicione de manera absoluta nuestro trabajo diario
Aquí os presento algunos consejos sencillos para tratar de incrementar la productividad y evitar, o al menos reducir, el caos del e-mail.
1º EVITA EL E-MAIL, SI ES POSIBLE
1.
Utiliza el canal adecuado.
Es recomendable establecer un protocolo de utilización de los distintos canales de comunicaciones, y utilizar el correo sólo en los casos en que sea el medio más adecuado. Existen múltiples canales de comunicación, con sus ventajas e inconvenientes. No siempre el correo es el más adecuado. Videoconferencias, llamadas, una cita, o un whatsapp pueden ser mucho más efectivos. Solo hay que pensar y establecer cuál, para qué y cuándo.
2.
Utiliza alternativas al correo
Existen herramientas muy sencillas para utilizar como sustitutivo del e-mail en particular en la gestión de proyectos, por ejemplo para realizar seguimiento de tareas de equipos de trabajo (Asana,…), Repositorios de información para almacenar y compartir documentos (dropbox, Google Drive, etc) En próximos post, desarrollaremos algunas alternativas interesantes al e-mail.
3.
Envía los mails imprescindibles.
Trata de evitar los mails imprescindibles. Si no tienes nada interesante que comunicar, no lo hagas. Tampoco tienes que contestar por contestar, no lo hagas.
2ºNORMAS BÁSICAS DE EDUCACIÓN EN EL CORREO ELECTRÓNICO
4.
Asunto, por favor…
Es posible que aún hoy en día, en siglo XXI, alguien pueda enviar un e-mail sin asunto…. O con un asunto que no corresponde con el cuerpo? O realizar un hilo de distintos temas con el mismo asunto simplemente por rapidez / efectividad / pereza (aprovechar los destinatarios)
Reconozco que es un tema que me puede. No puedo entender las razones que le llevan a alguien a funcionar así (y a todos nos ocurre cada día). Es que aquellos que aparentemente lo hacen con toda normalidad, no han sufrido el tener que buscar un mail entre cientos de correos? Incluso con búsquedas avanzadas te será misión imposible localizar ese correo que te enviaron, si el asunto no corresponde… Esto debería enseñarse desde pequeñitos como a no sorber la sopa, o a llamar a la puerta antes de entrar…
Un asunto sencillo, explícito, y que resuma en una frase el contenido del e-mail. Eso es todo.
5.
1Asunto – 1 e-mail – 1 hilo
Aunque aparentemente, si metemos muchos temas en un correo, se enviarían menos mails, el caos aparece enseguida. Trata de respetar que cada mail lleve un asunto… si son varios temas reflejalos así, pero enfocando el correo a que se traten o resuelvan todos ellos,
6.
Sigue el hilo
Trata de contestar siempre al último correo del hilo. Asegúrate, antes de enviarlo, que no hay varios mails más recientes relativos al mismo hilo de correos. No te costará nada, copiar tu correo, y responder a todos del último mensaje recibido. Casi todos los gestores de correo, (móviles, tabletas, y ordenador) permiten organizar el correo por hilos. Te será muy fácil. Simplemente revisa del final hacia el principio.
Suele ser frustrante para aquel que ha contestado un correo, que el siguiente retome el hilo de correos no continuando sobre el suyo y condenándolo al olvido…
7.
A quien va dirigido. Utiliza grupos
Trata de diferenciar las personas destinatarias (to:/a:), de los que van en copia (CC:) Sí, todos sabemos para qué sirve cada campo, lo que te recomiendo es que pienses a quien pones en cada uno de los distintos destinos y que lo decidas de manera intencionada.
Cuando el correo se responde, o reenvía, revisa quienes aparecen en cada campo de destino, y corrígelo en su caso
3º CONSEJOS PARA EL EMISOR y RECEPTOR DEL MAIL
8.
Adjunta la Información necesaria
Envía la información necesaria, para que tu mensaje llegue… que llegue el mensaje no es que llegue al servidor del destinatario, es que tu destinatario lo lea y lo entienda.
Introduce algún pantallazo para captar su interés, o algún extracto.
Los metaenlaces, son una fantástica herramienta, pero si antes no captas su interés, sólo lo abrirán el 20% de las ocasiones.
Elimina la documentación superflua. Adjunta sólo lo necesario.
9.
Claridad, concisión, brevedad
Tal vez sea un sentimiento humano, querer que tu receptor le dedique al menos el mismo tiempo a la lectura del mail que el que tú has dedicado a prepararlo. Olvídate, lo normal es que hagan una lectura rápida, en diagonal, mientras hacen cualquier otra cosa, y que le dediquen apenas unos segundos.
Por ello, si tu mensaje es claro, conciso y breve, tienes muchísimas posibilidades de conseguir el objetivo, e incluso de obtener rápida respuesta. En caso contrario, tu correo tendrá efecto nulo
10.
Deja claro lo que pretendes.
Todo mensaje debería dejar claro lo que pretendes… Es sólo un mensaje informativo, demandas una respuesta, estás trasladando un encargo…. No lo des por supuesto, déjalo claro. Si ha de estar para una fecha concreta, especifícalo.
11.
No te vayas por las ramas.
Evita los rodeos, circunloquios, y aproximaciones espirales…. Al grano!
12.
Tus receptores tienen su vida. Debes dejarles vivir…
Te acabo de enviar un e-mail, lo has visto? Así comienzan múltiples conversaciones en nuestro día a día, bien por teléfono, bien en persona. Es decir, interrupciones. Si has seguido los consejos, has clarificado el mensaje, enviado lo necesario, está clara tu pretensión, solo has de hacer una cosa…. Espera…. Da tiempo y confía en tu equipo o en tus compañeros. Interrumpiéndoles no vas a conseguir más… solo que te cojan “manía”
13.
Evita las mayúsculas y el abuso de formatos.
El correo nos permite una variedad de formatos para hacer legible y entendible nuestro mensaje…. Pero es como las transiciones de Powerpoint, la primera está bien, pero la segunda cansa, y la tercera harta…. Trata de evitar el abuso de negritas y subrayados… El destinatario incluso se puede dar por ofendido, de que estés menospreciando su capacidad. Los cambios de color están más asumidos, pero con moderación…
Evita las frases en mayúsculas… En el lenguaje del siglo XXI, mayúsculas equivale a gritar. Idem que en los formatos: Sólo usar en positivo y para mensajes de refuerzo colectivos.
14.
Cuida tu lenguaje y evita interpretaciones erróneas.
La interpretación del mensaje escrito es muy diferente del verbal (y no verbal). En el escrito, el receptor tiene un papel fundamental. El mismo mensaje será percibido de manera distinta en función de su estado de ánimo, situación, y otros factores. Por tanto trata de evitar mensajes confusos, o que puedan ser interpretados de forma errónea
15.
Repasa tu mensaje antes de enviar.
Léelo una y dos veces. Ponte en el papel del receptor. Comprueba que el mensaje es claro, que no induce a interpretaciones erróneas. Un mensaje bien escrito ahorrará aclaraciones, malentendidos, y correos de ida y vuelta.
Comprueba antes de enviar, que has adjuntado los ficheros necesarios, (esta es una de mis tareas pendientes;
16.
Destinatario al finalizar el correo
No es la primera vez que envías un mensaje por error a medio terminar, con faltas de ortografía o incompleto, verdad? No es lo mejor para tener una buena imagen con tus compañeros, subordinados o tus jefes o clientes…Puedes evitarlo poniendo los destinatarios al final, una vez que el mensaje está depurado y revisado
17.
¿De donde vienes?… manzanas traigo
Cuando te llegue un mail que tienes que contestar…Contesta a lo planteado, Evita la ocasión de “devolver otra pelota” en ese mail. Si quieres plantearle otro asunto al remitente, hazlo… en otro mail, y si no queda más remedio (ver punto 1º)
Algún otro consejo? Que consideráis más importante? Herramientas? Que es lo que más os molesta del mail??
